Oblikovanje i prezentacija poslovnog plana
Poslovni plan je važan dokument. Važan je za poduzetnika, ali isto tako za predstavnike banaka ili drugih financijskih institucija koje se planiraju kao financijeri. One daju novac za projekt i snose rizik njegovog neuspjeha zajedno sa poduzetnikom bez obzira na hipoteke.
Važan je i za društvenu zajednicu u cijelini, jer ukazuje na stvaranje dodatnog elementa njezinog gospodarstva, koji može doprinjeti njezinom razvoju ali i stvoriti probleme ukoliko projekt nije učinkovit.
Poznato je da se Hrvatska nalazi u procesu pristupanja EU. Stoga je važno da se odgovarajućim fondovima ponude i kvalitetni projekti i to ne samo po sadržaju, nego dizajnerski i prezentacijski definirani na pravi način. Europa ima u tome dugogodišnju tradiciju i pridaje takvim aspektima daleko veće značenje nego mi.
Razlozi značaja poslovnog plana su zapravo u činjenici, što je on jedini dokument koji u početnoj realizacije prezentira poduzetnički poduhvat.
On je u toj funkciji usmjeren prema izvorima financijskih sredstava, zajednici i cjelokupnom svom okruženju.
On je zapravo i jedini indikator koji pokazuje da se započelo raditi na ostvarenju nekog poduzetničkog projekta, ali je i jedini plan i uputstvo koji pokazuje poduzetniku što će raditi.
Iz toga proizlazi da je njegova uloga više nego zahtjevna. Naime, on mora biti toliko kvalitetan da može uvjeriti predstavnike financijskih organizacija da daju sredstva za realizaciju projekta.
Iz tih razloga nije svejedno na koji je način on oblikovan i kako se prezentira. Ukoliko je neadekvatno oblikovan, on neće biti ozbiljno shvaćen, odnosno bit će shvaćen upravo tako kako je i oblikovan. Naime, iz oblikovanja poslovnog plana već na početku se vidi kolika mu se i važnost pridaje od strane poduzetnika. Ona govori o tome i na koji način će taj poduzetnički poduhvat biti vođen s koliko pažnje.
Ako se plan oblikuje neuredno, onda je to jasan signal svima prema kojima se on upućuje da ista sudbina slijedi i čitav poduzetnički poduhvat, odnosno da će on biti vođen na takav način. Logično je da će tako biti i shvaćen i od sudionika kojima će se uputiti.
Loše oblikovan poslovni plan će vrlo upečatljivo govoriti o poduzetniku i njegovom načinu rada.
Poslovni plan je dakle intelektualni proizvod koji mora biti kvalitetno oblikovan kako bi ispunio funkciju i ciljeve koji se očekuju od njega. U zemljama razvijene tržišne razvijene ekonomije on predstavlja skoro dizajnersko majstorsko dijelo.
Kod nas, on to još uvijek nije, što je sukladno shvaćanju i doživljaju vrednovanja intelektualnih proizvoda. Intelektualni proizvod u nas, još se ne doživljava ravnim materijalnom produktu.
Naše iskustvo govori da bi se u sklopu oblikovanja poslovnog plana morala dati kvalitetna rješenja na sljedećim područjima.
Uvez i tisak
Poslovni plan je kao što smo rekli važan dokument. On je polazna točka poduzetničkog poduhvata. On je jedini reprezentant koji ga predstavlja u početnoj fazi njegove realizacije.
To odmah upućuje da on ne može biti «na tri papira» ili « napisan na škarniclu» već da mora imati sve atribute intelektualnog proizvoda. I to vrlo kvalitetnog.
Uvezu i tisku treba posvetiti odgovarajuću pažnju. Poslovni plan mora biti uredno uvezan, spiralnim ili nekim drugim kvalitetnim uvezom, ali nikako ne ljepljenim najjednostavnijim sistemom jer će se raspasti nakon česte upotrebe.
Poslovni plan je materijal koji će se mnogo puta prelistati. Stoga nije na mjestu da se loše uveže. To će ostaviti i negativan utisak. Ne treba se hvaliti kitnjastim pismom ili zlatotiskom.
To će postići suprotan učinak, od onoga koji se očekuje. To govori i o rasipništvu odnosno zabavljenošću vanjskim efektima.
On treba biti pisan na kvalitetnom papiru. Vizuelno dotjeran i tehnički uredan. Mora imati sve atribute dokumenta, kao proizvoda. On i je intelektualni proizvod.
Tablice, dijagrami,slike, font
Poslovni plan treba da sadrži tablice, dijagrame, slike,crteže i sl., ali to mora biti umjereno i isključivo u funkciji prezentacije sadržaja. Ne treba davati istu informaciju kroz tekst i grafički objekt i prepričavati ono što je na grafikonu. U tablici ili slici. Nikako ne treba «pretrpavati» poslovni plan takvim sadržajima, posebno ne brojnim, detaljnim i najčešće nepreglednim tablicama.
Pretjeravanje u korištenju grafičkih objekata može dovesti i do suprotnosti, oni mogu postati dominantni sadržaj u dokumentu, pa će se izgubiti njegova prava svrha.On može postati «galerija» slika i grafikona. Isto se može dogoditi ako je plan «pretrpan» tablicama.
Kompozicije boja (obično naslovna strana i dijagrami) ukoliko se koriste, moraju biti skladne. Odabir pisma treba biti u skladu sa poslovnim dokumentom što on i je, a ne nikakvo kaligrafsko pismo. Slova moraju biti jasna i čitljiva. Poslovni plan mora pokazivati tehničku urednost. Nije potrebno ukrašavanje pojedinih stranica crtama ili geometrijskim likovima kod brojeva stranica. To odvraća pažnju. Potrebna je praktičnost. Najlogičnije je da je to crno-bijeli dokument.
Sadržaj poslovnog plana
Anatomija poslovnog plana, ako se analiziraju brojni modeli, ima jednu osnovnu koncepciju koju možemo tretirati kao svojevrsnu bazičnu strukturu.
Ona se u praksi obično sastoji od: naslovne strane, kazala, uvoda, sažetka ulaganja, infomacija o poduzetniku, opisa djelatnosti poslovanja, analize dosadašnjeg financijskog poslovanja, opisa postojeće imovine, ocjene razvojnih mogućnosti, lokacije, tehničko tehnoloških elemenata ulaganja, analize tržišta, dinamike ralizacije ulaganja, ekonomsko - financijske analize, financijsko - tržišne ocjene, analize osjetljvosti i zaključne ocjene projekta.
Sugestije u području dizajniranja navedenih informacijskih cijelina odnose se na sljedeće:
Naslovna stranica mora dati naslov projekta sve relevantne kontaktne informacije o poduzetniku, oznaku da je to poslovni plan ili investicijski projekt, predmet elaboracije, te kontaktne podatke o autoru, datum izrade i druge podatke koji se ocjene kao potrebni.
U kazalu se mora dati sve ono što sadrži poslovni plan pa je on na taj način i glavni informator o strukturi podataka koja će se prezentirati. Uobičajeno je da se prihvaća struktura sadržaja plana koji banke ili neki drugi financijski izvori preporučuju kao svoj model. Financijeri vrlo striktno traže informacije koje imaju u svojim modelima koje preporučuju kao sadržaj.
Uvod a posebno sažetak su glavni sintetski prezentacijski dijelovi plana. Kroz njih se prikazuju najbitniji kvalitativni i kvantitativni podaci o planu i učinkovitosti projekta. Uvod i sažetak mogu biti i presudni za donošenje odluke. Funkcija im je da već samo njihovim čitanjem, sudionici moraju dobiti sve najvažnije podatke o projektu ali i «pozvati» čitatelja da nastavi sa čitanjem.
S druge strane oni moraju biti dovoljni precizni i informatični za nekoga tko nema vremena, da na brzinu vidi o čemu se radi i to na način da mu je dovoljan pogled samo na te dvije stranice.
Podaci o poduzetniku i njegovoj djelatnosti, dosadašnjem poslovanju i lokaciji projekta, tehničko-tehnološkim elementima i mogućnostima razvoja moraju biti dani bez velikih opisa i pretrpavanja podataka. Važna je naznaka suštinskih podataka.
Posebna pažnja treba biti posvećena analizi tržišta koja obuhvaća nabavno tržište, tržište prodaje i procjenu prihoda. Treba potencijalnim financijerima dokazati tržišne mogućnosti projekta.
U projektu valja naznačiti i terminski plan dinamiku ulaganja po pozicijama ulaganja. Ostale uglavnom kalkulativne i analitičke informacijske cijeline, kao što su ekonomsko-financijska analiza, financijsko - tržišna ocjena i analiza osjetljivosti, definirane su precizno s obzirom na sadržaj metoda koje obuhvaćaju.
Radi se o standardnim metodama koje treba također kvalitetno prikazati u kroz bitne pokazatelje.
U zaključku treba podvući najvažnije elemente plana i nalaze ocjene njegove učinkovitosti za potencijalne financijere ali poduzetnika i društvenu zajednicu.
Dodatak projektu sadržava sve relevantne podatke, tablice, grafikone, materijale i sl. koji se mogu koristiti radi dublje i detaljnijeg sagledavanja, ako to želi neki od korisnika. Bitno je da ništa u vezi projekta nije skriveno i nalazi se u dodacima. Sve ključne informacije iz dodataka moraju bit i u projektu barem naznačene.
Stil pisanja
Poslovni plan je stručni dokument. Sukladno tome i stil pisanja mora biti odgovarajući. Prije svega treba pisati razumljivo za čitatelja. Treba izbjegavati dugačke rečenice sa mnogo stranih riječi. Strane riječi ne impresioniraju čitaoca. Samo zbunjuju. Ako ih i čitatelj nezna, onda one izazivaju «prekide» zbog potrebe pronalaženja njihovog značenja. Na taj način se i prekida tok čitanja.
One zapravo odbijaju čitatelja i remete njegov proces informiranja o projektu, što je svakako nepovoljno za poduzetnika. Treba pisati kratko i jasno. Projekt mora biti razumljiv onima kojima je namijenjen.
Iz pisanja i oblikovanja rečenica mora biti jasno što poduzetnik želi učiniti, na koji način uz čiju suradnju i prema kome je projekt usmjeren.
Mora biti jasna i razumljiva svrha poduhvata, način njegove realizacije i učinci koje ostvaruje za sudionike i zajednicu.
Ne smije se dogoditi da se pročita plan a nije jasno što zapravo poduzetnik namjerava, na koji način i što će taj projekt donijeti.
Plan ne smije sadržavati greške. Mora se nekoliko puta pročitati, rečenicu po rečenicu, da se eliminiraju sve greške. Postojanje grešaka ne daje povoljan dojam. Bez obzira što nisu namjerne. Lektorirajte plan. On mora biti gramatički i stilski ispravan. Pregledajte da li brojevi stranica i naslovi odgovaraju sadržaju. Dajte i drugima da pregledaju plan. Oni će bolje uočiti greške ili nejasne formulacije rečenica od vas.
Veličina poslovnog plana
Zapravo nema «zlatnog» pravila za dužinu poslovnog plana. Međutim cilj je da on sadrži sve važne informacije o poduzetničkom poduhvatu i to na što manjem broju stranica. Ako je plan kraći od 10 stranica vjerojatno će biti neke važne informacije izostavljene. Ako je veći od 30 stranica neka poglavlja će imati više detalja nego što je potrebno.
Moguće je pripremiti i vrlo detaljan plan na 50 do 75 stranica ali ga nitko neće htjeti i stvarno pročitati. U vlastitoj praksi radio sam planove na 60 i više stranica, ali se od strane čitatelja kojima sam ga donio događalo samo površno prelistavanje.
Uglavnom sva dosadašnja iskustva govore da bi investicijski program trebao iznositi 30 a najviše do 35 stranica, s time da je povoljnije ako se dužina plana zaustavi na 30 stranica.
Distribucija plana
Broj primjeraka poslovnog plana ovisi dakako o broju sudionika koji su uključeni u proces donošenja odluka o njemu. Sve ovisi o njegovom značaju za društvo. Ukoliko je on izuzetno važan za zajednicu o njemu će raspravljati i tijela poput poglavarstva grada, gradsko općinsko vijeće, ako utječe bitno na život građana onda i sami građani na svojim skupovima. Ako je plan manjeg značenja onda će biti predmet razmatranja manjeg broja sudionika.
Kod distribucije poslovnog plana valja voditi računa da svaki od sudionika dobije svoj originalni primjerak plana. Ne smije se dozvoliti dijeljenje sudionika po «važnosti», kroz podijele originala i kopija tj., da jedan dio sudionika, dobije original a drugi loše izvedenu presliku, drugačije uvezanu i sl. Svi sudionici su jednako važni u procesu odlučivanja o planu.
Prezentacija plana
Kao što smo naznačili u prethodnom stavku postoje razne dimenzije distribucije poslovnog plana ovisno o broju njegovih potencijalnih korisnika pa se sukladno tome razlikuju i prezentacije.
U zemljama razvijene tržišta s obzirom na važnost poslovnog plana koja mu se pridaje organiziraju se javne prezentacije plana.
Za te svrhe izrađuju se i određeni video zapisi, a najčešće su to Power Point prezentacije kod kojih, kao što smo svjedoci postoje tzv. template, dakle gotove verzije koje treba samo popuniti podacima.
U tim prezentacijama, dakako istaknute su vizuelne komponente projekta. One mogu mnogi doprinjeti prezentaciji projekta. Ne kaže se uzalud da jedna slika više govori nego tisuću riječi.
U takvim prezentacijama prikazuju se fotografije postojećeg odnosno modeli budućih objekata, opreme lokacija i ostali elementi projekta.
Pored toga navode se najvažniji podaci o ulaganjima i učincima plana i dr. Prema tome, u izradu poslovnog plana njegovo oblikovanje i prezentaciju treba uložiti dosta truda, ozbiljnosti i kreativnosti.Budite uvjereni da će se to isplatiti.
