Press kit - ulaznica za medije
Marketinška poslovna orijentacija i tržišna ekonomija uslovljavaju primjenu pravila i opremu koje su joj primjerene.
Tvrtke i pojedinci koji nastupaju na tržištu ako u tome žele imati i uspjeha, moraju biti opremljeni i svim relevantnim pomagalima.
Jedno od takvih pomagala je i press kit ili materijali za tisak u slobodnom prijevodu. Svaka tvrtka u svom promotivnom djelovanju svakako treba takvu promotivnu kolekciju raznovrsnih informativnih materijala o njoj.
To se odnosi, dakako i na druge organizacije i ustanove, pa i na jedinice lokalne samouprave. I one su sudionici na tržištu. Prema tome, može se reći da press kit trebaju praktički sve organizacije i pojedinci koji nastupaju na bilo kojem vidu tržišta i gdje je potrebna njihova promocija.
Press kit, je najjednostavnije rečeno, skup dokumenata koji uvode zainteresirane osobe u djelovanje tvrtke. On je koncipiran tako da daje informacije o tvrtci i njezinoj djelatnosti, razvoju i dr., svima onima koji o njoj nešto žele znati.
Njegova uloga je da otvara mogućnost stvaranja dugoročnih dobrih odnosa sa novinarima, izdavačima, investitorima, klijentima i drugima.
Nemojte misliti da je posjedovanje press kita samo obilježje «velikih dečki i djevojčica» u lokalnom, nacionalnom ili svjetskom biznisu, odnosno da se odnosi samo na velike tvrtke.
Nema razloga da vaša obiteljska mala tvrtka koju ste pokrenuli, ne raspolaže sa takvom nužnom i atraktivnom «igračkom» koja vas prezentira u svijetu promocije.
Ona će vam svakako pomoći da se bolje predstavite u medijima. A oni su danas jedna od glavnih sila, koja kroz aktivnost promocije utječe na fukcioniranje ekonomije.
Oni su svakako glavna poluga koja vas može staviti u središte tržišta i pomoći vam, ali vas može i uništiti. Press kit je samo jedna od ulaznica koje su neophodne da uđete u taj mehanizam.
On je najkraće rečeno odabrani i pažljivo dizajnirani paket informacija o djelatnosti vaše tvrtke ili vas osobno ako se radi o show businessu.
Press kit, kao što to proizlazi iz izvornog naziva je namijenjen prije svega tisku. Dostavlja mu se dakako u raznim promotivnim akcijama poput specijalnih priredbi - eventa koji se organiziraju primjerice, prilikom uvođenja novog proizvoda na tržište, pokretanja neke nove tvrtke, pripajanja ili spajanja odnosno kupnji tvrtki, organizacija konferencija za tisak, radio i TV, ili gospodarskih sajmova, ali se isto tako može dostavljati potencijalnim kupcima, kao i potencijalnim investitorima koji namjeravaju uložiti u vašu tvrtku odnosno u drugim prilikama gdje postoji interes nekog sudionika za informacijama o vašoj tvrtki.
Suština i glavna namjera press kita je da iskaže: tko ste vi i što radite ali i da bude materijal koji je uvijek spreman i ažuran za promotivnu prezentaciju, što tvrtki podiže tržišnu pozciju.
Zamislite situaciju da se vaš proizvod pokazao izvanrednim u nekom incidentu i njegovim korištenje su spašeni ljudski životi. Predstavnici medija o vašoj tvrtci nemaju nikakve materijale i ona je praktički nepoznata javnosti.
Iz tog razloga prisiljeni su tražiti vas kao vlasnika tvrtke da im nešto o njoj kažete. Međutim vi im niste dostupni. Otišli ste negdje u divljinu daleko od javnosti. Dolazi do blokade informacija jer vaši zaposlenici nisu niti ovlašteni da govore o tvrtci a još manje i znaju cijelinu njezinog poslovanja. To možete samo vi. Predstavnici tiska, radija i TV traže press kit međutim vi ga nemate i zaposlenici im ne mogu ništa dati, i važna prilika za promociju je izgubljena.
Ili scenario broj dva. Vaša tvrtka raspolaže sa press kitom i vaši suradnici dostavljaju ga odmah predstavnicima medija. Naravno da je javnost u tom slučaju maksimalno izvješćena o vašoj tvrtci bez obzira što vi osobno niste dostupni. Vi ste ipak iskoristili svoju šansu za promociju tvrtke.
To me u velikoj mjeri podsjeća na vrijeme, kada sam istraživao klima komore za jednu veliku svjetsku tvrtku, koja je naprosto obasipala projektante klima uređaja svim potrebnim tehničkim proračunima, a radilo se doslovno o «knjižurinama» sa proračunima za ugradnju klima uređaja u razne objekte s kojim su u detalje pomagali projektantima, kako bi im olakšali projektantski posao.
Suprotno naše domaće tvrtke davale su tek škrti prospekt na jednom listu, i to je bila sva pomoć projektantima Naravno da su svi projektanti bili zainteresirani za proizvode strane tvrtke i iskazivali i visoki stupanj lojalnosti za te proizvođače.
Što treba sadržavati press kit? Za dobro oblikovani press kit važno je znati ocjeniti koje informacije o tvrtki treba uključiti odnosno izostaviti iz njega. U press kitu se daju sve elementarne informacije koje su potrebne medijima prije svega tisku i elektroničkim medijima da ispričaju priču u vezi vaše tvrtke. Modela sadržaja press kita ima raznih ali osnovna ideja strukture je sljedeća:
Informacije o tvrtki – To je dio press kita u kojem se daju osnovne informacije o tvrtki. Svrha je da se ispriča priča o tvrtki. Tu treba uključiti samo relevantne i up-to-date informacije i to što koncizniji materijal o povijesti tvrtke te ključne podatke o rukovodstvu.
Materijali o proizvodima- Pored osnovnih podataka o tvrtci isto tako je važno da se uključe materijali o proizvodima i uslugama koje sada prodaje vaša tvrtka sa uvjetima prodaje i sl. Opet ne treba uključivati sve publikacije bilo koje vrste, nego samo one koje mogu pomoći da čitalac dobije osnovno razumijevanje o vašim proizvodima.
Objave za tisak i press izresci - uključuje samo kopije članaka koji su objavljeni i prikazuju razvoj tvrtke. U svakom slučaju treba priložiti recentne press release, nadalje press clipping koji pokazuje razvojna kretanja u kompaniji i kolekciju fotografija u boji.
Financijske informacije - U ovom dijelu treba uključiti financijske informacije u press kit. Radi se o bazičnima informacijama koje sintetski prikazuju financijsku snagu i kretanje tvrtke. Ove informacije su važne za potencijalne investitore ali i druge koji žele znati o prodaji, kapacitetu i financijskoj snazi tvrtke.
Pored navedena četiri bloka informacija o tvrtci, u nekim varijantama se daje i popratno pismo ( Cover letter ) u kojem se objašnjava čitaocu (novinaru, klijentu, investitoru, izdavaču, TV postaji) zašto ste poslali baš njima svoj press kit.
Ono se izrađuje ako za to postoji i razlog. To popratno pismo ne treba biti nekakvo remek dijelo. Obično se piše na samo jednu stranicu ili manje, a s njime privlačite korisnikovu pažnju.
Mnogi od kreatora press kita često dodaju kolekciji i malu rukom pisanu bilješku zajedno sa pismom, što onda daje pismu osobni ugođaj.
Uopće treba nastojati da se kroz press kit definira osoban i prijateljski odnos prema onome kome je on upućen a ne bezličan, a to je u pravilu suradnik u medijima ali i kupac.
Jednako tako jedan od blokova može biti i pregled životopisa ključnih osoba u tvrtki sa njihovim kontaktnim podacima.
Oni se mogu postaviti u poseban folder. Isto tako zasebno se mogu definirati blokovi press clippinga i galerija fotografija. Poseban blok mogu činiti i recentne objave za tisak( Press Release) kao i najčešća pitanja (Frequent Answer Questions) i sl.
Prema tome postoji mnogo varijanti oblikovanja press kita u sadržajnom smislu. Ipak razlike i nisu velike.
Kod njegove kreacije važno je da se daju važne i ažurne informacije koje će kvalitetno definirati sliku o tvrtki za korisnike press kita.
Prema tome, za press kit je bitno da se daju informacije o povijesti tvrtke, njezinim sadašnjim proizvodima i potrošačima, cijenama i kupcima, dakle njezinoj sadašnjoj ponudi, važni press izresci, recentne objave za tisak, CD i video materijali i dokumenti, kontakt adrese ključnih osoba i kontakt informacije o njima. Ostalo se dodaje ovisno o procjeni pojedinog kreatora press kita i menadžmenta tvrtke na koju se odnosi.
Pored sadržaja važan je i način kako ćete prezentirati vaš press kit. Obično se on proizvodi u elektronskom i papirnatom formatu. Elektronska verzija se može postaviti i na web stranice tvrtke ali i poslati onome kome treba i e-mailom .
Papirnata verzija može biti kolekcionirana u atraktivnom folderu, koji se može slati poštom kao paket ili biti ručno otpremljen.
Kod press kita moramo naglasiti da je izuzetno važna kvaliteta kako u sadržaju tako i tehničkoj izvedbi. To je promotivni instrument. Bilo kakva greška u njegovoj kreaciji neće ostaviti dobar dojam. Njegov zadatak je upravo da stvori dobar dojam o kompaniji.
